AMBITIEKWADRANTEN
RIC / RCC
Vier kwadranten als uitgangspunt die aangepast kunnen worden aan de wensen en ambities van de opdrachtgever.
Functionaliteit
Binnen een Rapid Circular Contracting of haar Impact-variant wordt geen enkele concessie gedaan op de kwaliteit van datgene dat moet worden ingekocht. We gaan voor de maximale functionaliteit binnen de kaders van het project, waaronder tijd en geld. Tijdens het selectie- en gunningproces worden doorgaans veel punten toegekend op dit functionaliteit onderdeel.
Om optimaal gebruik te kunnen maken van de kennis, mogelijkheden, het vakmanschap en de creativiteit van de markt, kiezen we er in een RIC / RCC voor om de specificaties van de oplossing(en) niet vooraf door de opdrachtgever te laten vastleggen. De uiteindelijke keuze voor de producten en dienstverlening komt tot stand nadat de best passende partner en opdrachtgever, tijdens de Workout-periode, samen de mogelijkheden hebben verkend en hun afwegingen maken. In de Workout-periode wordt, in lijn met de Visie en Aanpak die is aangeboden in de inschrijving, een gezamenlijk ontwikkeltraject doorlopen en op basis van de meest actuele inzichten en mogelijkheden wordt het vervolgtraject vormgegeven.
Om aan te geven waar de opdrachtgever behoefte aan heeft worden er in de uitvraag wel richtingen geduid en wordt doorgaans de nul-situatie in kaart gebracht. Er wordt vervolgens op basis van een Programma van Ambities uitgevraagd. Dat gebeurt op een nog wat hoger en abstracter niveau dan bij functioneel specificeren het geval is.
Ter illustratie, we bestellen dus geen koffie en thee, maar hebben het over Warme en Koude Dranken. En rondom de functionaliteit daarvan richten we ons bijvoorbeeld op het “maximaliseren van vitaliteit en gastvrijheid binnen de organisatie”, zonder het type bonen, het soort machines en bekers of de mix aan dranken te beschrijven. De uiteindelijke keuze voor machines en assortiment volgt nadat de gunning is geweest en de Workout is doorlopen.
Circulariteit
Om in de toekomst bestendig en volhoudbaar te kunnen blijven opereren op onze fraaie aardbol zullen we rekening moeten houden met de beperkte mogelijkheden die er zijn om grondstoffen te onttrekken en ons natuurlijk kapitaal verder uit te wonen. In 2050 wil Nederland een Circulaire Economie zijn, waarbij in 2030 elke onderneming, overheid of welke type organisatie ook, al met 50% minder nieuwe grondstoffen moeten werken dan men nu gewend is. Een van de manieren om dit meetbaar te maken is de CO2-uitstoot, die drastisch omlaag zal moeten. Zoals in de klimaatdoelstellingen in Parijs ook is bekrachtigd.
Binnen een Rapid Circular Contracting traject, maar ook bij de Rapid Impact Contracting variant, gaan we uit van een optimale functionaliteit van de gewenste oplossingen, maar vragen we leveranciers om dat vervolgens op een zo circulair verantwoord mogelijke manier vorm te geven en te realiseren.
Circulariteit kent vele gezichten. Binnen een RCC / RIC willen we als opdrachtgever niet op de stoel gaan zitten van de vakmensen uit het veld en daarom laten we het specificeren van circulair verantwoorde mogelijkheden graag over aan de professionals uit de markt. Op basis van hun Visie en Aanpak, zoals zij die beschrijven in hun inschrijving, wordt tijdens het ontwerpproces in de Workout besproken in welke mate een product gebruik maakt van niet nieuwe materialen (non-virgin materials) bijvoorbeeld door recycling toe te passen of een bepaalde mate van (hoogwaardig) hergebruik. Maar circulariteit kan ook gaan over biobased toepassingen en andere grondstoffen die hernieuwbaar zijn. En evenzogoed kan, mag en moet het gaan over de mate van herbruikbaarheid na afloop van de gebruiksperiode; is een product samengesteld uit losmaakbare componenten en is het daarmee optimaal remontabel, of is de samenstelling van materialen op mono-stromen geënt of worden (chemische) deelmaterialen zo vermengd dat zij nooit meer terug opgewerkt kunnen worden tot nieuwe grondstoffen?
Door niet vooraf als opdrachtgever te bepalen wat zij als de meest circulaire oplossing ziet blijft er professionele regelruimte voor professionals om innovatief en excellent met nieuwe mogelijkheden om te gaan, kansen te verkennen en wellicht experimenten te verrichten, mist deze goed zijn ingebed in de kwaliteit die moet worden geleverd uiteraard.
Zolang circulaire economie als kennisdomein nog in de kinderschoenen staat is de binnen de RCC en RIC gehanteerde aanpak een van de weinige manieren om hoogwaardige resultaten te boeken. Er zijn immers nog geen meetmethodieken om circulariteit afdoende vast te stellen, er zijn geen normen of andere afspraken die gemeenschappelijk en breed gedragen zijn gemaakt om vooraf oplossingen te kunnen meten en op basis daarvan tot keuzes te komen. Zolang dit soort manieren waarop bij de meer traditionele inkoop wordt getracht grip op de materie en de inschrijvers te krijgen en te houden niet (meer) werken, richt de RCC / RIC aanpak zich op het vakmanschap van bewezen koplopers die intrinsiek gemotiveerd zijn om voor zichzelf de lat hoog te leggen en voortdurend zichzelf uitdagen om het beter en beter te kunnen doen.
Uit ervaring met eerdere RCC en RIC trajecten is vast te stellen dat hiermee hoogstaande resultaten worden behaald en dat alle deelnemers trots zijn en tevreden terugkijken naar waar zij aan hebben bijgedragen. Dergelijke resultaten spreken niet alleen tot de verbeelding in de hele betreffende branche ze zetten collega bedrijven (concurrenten als u die term beter past) aan om ook voor zichzelf de lat hoger te leggen. Ze zullen ook wel moeten, om kans te maken om bij volgende aanbestedingen wel een kans te kunnen maken. Zo trekt het aanbesteden op deze manier een hele branche mee omhoog. En daarmee is een opdrachtgever dus mede de motor voor de transitie naar een meer circulaire en volhoudbare samenleving.
Maatschappelijke meerwaarde
Circulair inkopen en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) zijn termen die in steeds meer aanbestedingen een rol spelen. In onze Rapid Circular Contracting en Rapid Impact Contracting-aanpak zijn deze begrippen een vast onderdeel van de scope. Elke opdrachtgever wil, of moet in veel gevallen, ook rekening houden met Social Return (SROI), klimaatadaptatie, energietransitie en zaken als lokaal ondernemerschap en ongetwijfeld vele andere aspecten, die per inkoopdomein nog kunnen verschillen. Door in een vroeg stadium transparant te zijn over deze wensen / eisen kunnen de ontwerpers van de meest ideale oplossing dit soort aspecten optimaal een plek geven in hun designstrategie. De ervaring leert dat het op deze manier integraal ontwikkelen van de uiteindelijke oplossing aanzienlijke meerwaarde oplevert, zonder dat dat forse kosten met zich mee hoeft te brengen.
Binnen de RCC / RIC-methodiek wordt voorafgaand aan het vaststellen van de aanbestedingsleidraad bij de opdrachtgever opgehaald welke meervoudige maatschappelijke meerwaarde relevant is voor haar organisatie en welke daarvan specifiek van belang zijn voor de uitvraag en met name het resultaat. Op basis van die aspecten, zoals bijvoorbeeld het willen reduceren van CO2-uitstoot, formuleren we een of meer maatschappelijke meerwaarde ambities die de basis vormen voor de uitvraag richting inschrijvers. Inschrijvers worden beoordeeld op hun Visie, Aanpak en Kunde in relatie tot die ambitie en zo wordt er uiteindelijk gegund aan de partij die zich als meest capabele partij manifesteert om samen mee te gaan bouwen aan het realiseren van die ambities.
Bij een Rapid Circular Contracting aanbesteding is een van de ambities op circulariteit gebaseerd en zijn er een of meer rondom maatschappelijke meerwaarde. Bij Rapid Impact Contracting versterken we dit soort ambities door ze te baseren op een Sustainable Development Goal (SDG) van de Verenigde Naties. We onderzoeken bij de opdrachtgever welke SDG’s voor hen op het moment van uitschrijven het meest actueel zijn en in lijn liggen met het in te kopen domein (Warme en Koude Dranken, Catering, Repro, Afvalverwerking, Wegrenovaties, Nieuwbouw etc.) en die SDG’s vormen de ambities die als gunningscriteria dienen bij de uitvraag. We focussen daarbij doorgaans op 3 tot 5 SDG’s waarbij wordt aangegeven dat bij de uitwerking geen “waterbedeffect” mag optreden waarmee wordt bedoeld dat het effectief positieve impact willen sorteren op een bepaalde SDG geen negatief effect mag hebben op een andere SDG.
4. Partnerschap
Contractmanagement ligt onder vuur. Zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers realiseren zich dat de manier van samenwerken gebaad zou zijn bij een andere manier van elkaar aanspreken dan doorgaans het geval is. Veelal komen de onderliggende contracten alleen uit de kast wanneer er een geschil dreigt, terwijl er over afspraken rondom de samenwerking niet veel bekend is bij de partijen onderling.
Nadat in een RCC / RIC-traject de Workout-periode is afgerond en partijen wat zij gezamenlijk overeen zijn gekomen vastleggen in een MAP (Mutual Agreements Paper) hebben zij daarmee een routekaart dat als levend document de onderlegger blijft voor het hele verloop van de uitrol, de exploitatie tot aan de terugname van de ingezette goederen.
De manier van intensief afstemmen en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de resultaten vraagt om een dynamische set aan afspraken. Wij spreken dan ook over contactmanagement en niet over contRactmanagement; één letter minder maar een wereld van verschil.
Bij het vaststellen van de ambities in de voorfase wordt opdrachtgevers gevraagd wat zij verwachten van de samenwerking en welke aspecten voor hen van grote waarde zijn. Deze aspecten worden opgenomen in de Partnerschap Ambitie en inschrijvers worden uitgedaagd hun Visie, Aanpak en Kwaliteiten op dat vlak in te brengen.
De inschrijvende partij die in haar Visie een Aanpak het best blijk geeft in staat te zijn een bij opdrachtgever passende rol te vervullen, krijgt vanuit de beoordelingscommissie tijdens de aanbesteding de meeste punten en zo wordt een partner geselecteerd waarmee tijdens de Workout en in de hele contactperiode daaropvolgend het prettig samenwerken is. Dat wil zeggen, mits de scores op de andere ambities ook van kennis, kunde en vaardigheden getuigen om ook op de andere ambities te zorgen voor een hoge mate van tevredenheid.